Аутсорсинг кадрового делопроизводства
Ведение кадрового делопроизводства включает:
Кадровый аудит – проверка состояния кадровой документации и системы кадрового
учета в целях выражения мнения о соответствии ее требованиям законодательства РФ.
Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:
Этапы кадрового аудита:
1 Проверка наличия обязательных кадровых документов
Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.
Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы:
К первой группе относятся документы, обязательность которых прописана в трудовом законодательстве, например, локальные нормативные акты, которые разрабатываются каждым работодателем самостоятельно и которые отражают условия труда именно в данной организации.
Кадровые документы, обязательные для всех работодателей:
1 Правила внутреннего трудового распорядка ст. 189, 190 ТК РФ
2 Положение о защите персональных данных п. 8 ст. 86 ТК РФ
3 Инструкция по охране труда ст. 212 ТК РФ
4 Положение об оплате труда ст. 135 ТК РФ
5 График отпусков ст. 123 ТК РФ
6 Штатное расписание ст. 57 ТК РФ
7 Табель учета рабочего времени ст. 91, 99 ТК РФ
8 Приказы по основной деятельности Инструкция по заполнению формы Т-3 Постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и т.д.
9 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
10 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
11 Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобразования РФ от 12.02.2003 г. № 1 «Об утверждении Порядка обучения охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций»
12 Журнал учета мероприятий по контролю ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»
13 Трудовой договор ст. 56, 57, 67 ТК РФ
14 Трудовая книжка ст. 65, 66 ТК РФ
15 Личная карточка п. 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
16 Приказы по личному составу ст. 62, 68, 84.1 и т. д.
17 Заявления работников ст. 80, 127, 128, 255 ТК РФ и т. д.
Ко второй группе относятся документы, которые становятся обязательными при
наличии определенных условий, которые могут быть обусловлены спецификой
организации или если на данные документы делается ссылка в трудовом договоре,
локальном нормативном акте или других документах.
Документы, которые могут стать обязательными при наличии определенных
условий:
1 Должностные инструкции если есть ссылка на должностную инструкцию в тексте трудового договора
2 Положение о премировании если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка
3 Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем если в организации есть такой режим работы
4 График сменности если в организации введена сменная работа
5 Положение о неразглашении коммерческой тайны если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны
6 Коллективный договор если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем
7 Договор о коллективной материальной ответственности если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность
8 Договор о полной индивидуальной материальной ответственности если в организации работают сотрудники – материально ответственные лица
Также работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т. д.
Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка
документов – какие документы есть, а какие нужно разработать.
2 Экспертиза документов
На данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяются все
документы, которые есть в организации.
Анализ локальных нормативных актов, направлен на то, чтобы они не ухудшали
положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали
условия труда организации. Все работники должны быть ознакомлены с локальными
нормативными актами под роспись. При проверке локальных нормативных актов
необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской
Федерации.
С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его
персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на
каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его
персональных данных третьей стороне.
В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны
делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков. Сотрудники должны
быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели.
В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается
приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы
приказы о внесении изменений в штатное расписание.
Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны
отображаться сведения обо всех сотрудниках (об отпусках, больничных, прогулах и т.д.).
Анализ распорядительных документов: необходимо проверить, чтобы приказы по
личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности. Если
компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и
использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены
приказом руководителя компании.
При аудите трудовых книжек проверяется наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи (приемы, переводы, награждения), вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки. Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии, которая ведет приходно-расходную книгу, передача бланков в отдел кадров осуществляется на основании служебных записок или заявок ответственного за ведение трудовых книжек. Новые трудовые книжки и вкладыши оформляются работникам на
основании их заявлений.
Трудовые договоры должны быть заключены с каждым работником, содержание трудового договора должно соответствовать статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть в трудовом договоре, как минимум, должны быть указаны сведения и условия, предусмотренные данной статьей.
Необходимо проверить правильность заполнения личных карточек работников, в них должны быть указаны актуальные данные, карточки должны быть на каждого работника. В личной карточке должны быть указаны коды и со всеми сведениями о приеме и переводах работник должен быть ознакомлен под роспись.
Все кадровые журналы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью руководителя компании, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них опломбированы или скреплены сургучной печатью.
3 Оформление итогов кадрового аудита
По итогам кадрового аудита, лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. В отчете по кадровому аудиту отображаются выявленные ошибки и меры, необходимые для устранения данных ошибок, делаются выводы о состоянии кадрового учета и риски, которые возникают у организации.
Отчет можно делиться на два блока.
В первом блоке указываются итоги аудита обязательных кадровых документов по компании (локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков и т. д.).
Во втором блоке указываются результаты проверки документов по делу каждого сотрудника (трудовой договор, личная карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка).
Ведение кадрового делопроизводства включает:
- Составление штатного расписания согласно номенклатуре должностей;
- Составление графика отпусков;
- Формирование личного дела сотрудника;
- Составление карточки Т-2;
- Составление трудового договора;
- Составление договора гражданско-правового характера;
- Составление приказа о приеме на работу;
- Составление приказа об увольнении;
- Составление приказа о предоставлении отпуска (учебного, очередного, без сохранения заработной платы);
- Составление приказа о премировании, поощрении, взыскании;
- Составление договора о материальной ответственности;
- Составление документов при проведении сокращения численности штата;
- Существенные изменения трудового договора (например, изменение заработной платы);
- Расторжение трудового договора по инициативе работодателя;
- Расторжение трудового договора по соглашению сторон;
- Заполнение личных дел;
- Хранение и систематизацию персональных данных сотрудников компании;
- Ведение военного учета;
- Ведение трудовых книжек.
Кадровый аудит – проверка состояния кадровой документации и системы кадрового
учета в целях выражения мнения о соответствии ее требованиям законодательства РФ.
- определение состава и наличия имеющейся кадровой документации;
- определение системы кадрового учета, необходимость сделать вывод о ее эффективности;
- проверка соответствия кадровой документации требованиям законодательства;
- выявление «пробелов» в кадровых документах и определение путей их ликвидации;
- определение направления совершенствования работы с кадровой документацией;
- оптимизация системы учета документации;
- проведение предварительной работы по составлению графика документооборота;
- определение объема работы с кадровой документацией;
- определение состава работающих, выявление категорий «льготников»;
- подготовка документов для архивного хранения;
- создание целостного представления о системе делопроизводства в кадровой службе;
- определение отношения кадровика к выполняемым обязанностям по ведению кадрового делопроизводства.
Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:
- при предстоящей государственной проверке;
- при смене специалиста по кадрам;
- при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
- при смене руководства компании;
- при изменении законодательства.
Этапы кадрового аудита:
1 Проверка наличия обязательных кадровых документов
Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.
Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы:
- документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;
- документы, которые становятся обязательными при определенных условиях.
К первой группе относятся документы, обязательность которых прописана в трудовом законодательстве, например, локальные нормативные акты, которые разрабатываются каждым работодателем самостоятельно и которые отражают условия труда именно в данной организации.
Кадровые документы, обязательные для всех работодателей:
1 Правила внутреннего трудового распорядка ст. 189, 190 ТК РФ
2 Положение о защите персональных данных п. 8 ст. 86 ТК РФ
3 Инструкция по охране труда ст. 212 ТК РФ
4 Положение об оплате труда ст. 135 ТК РФ
5 График отпусков ст. 123 ТК РФ
6 Штатное расписание ст. 57 ТК РФ
7 Табель учета рабочего времени ст. 91, 99 ТК РФ
8 Приказы по основной деятельности Инструкция по заполнению формы Т-3 Постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и т.д.
9 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
10 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
11 Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобразования РФ от 12.02.2003 г. № 1 «Об утверждении Порядка обучения охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций»
12 Журнал учета мероприятий по контролю ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»
13 Трудовой договор ст. 56, 57, 67 ТК РФ
14 Трудовая книжка ст. 65, 66 ТК РФ
15 Личная карточка п. 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
16 Приказы по личному составу ст. 62, 68, 84.1 и т. д.
17 Заявления работников ст. 80, 127, 128, 255 ТК РФ и т. д.
Ко второй группе относятся документы, которые становятся обязательными при
наличии определенных условий, которые могут быть обусловлены спецификой
организации или если на данные документы делается ссылка в трудовом договоре,
локальном нормативном акте или других документах.
Документы, которые могут стать обязательными при наличии определенных
условий:
1 Должностные инструкции если есть ссылка на должностную инструкцию в тексте трудового договора
2 Положение о премировании если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка
3 Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем если в организации есть такой режим работы
4 График сменности если в организации введена сменная работа
5 Положение о неразглашении коммерческой тайны если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны
6 Коллективный договор если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем
7 Договор о коллективной материальной ответственности если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность
8 Договор о полной индивидуальной материальной ответственности если в организации работают сотрудники – материально ответственные лица
Также работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т. д.
Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка
документов – какие документы есть, а какие нужно разработать.
2 Экспертиза документов
На данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяются все
документы, которые есть в организации.
Анализ локальных нормативных актов, направлен на то, чтобы они не ухудшали
положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали
условия труда организации. Все работники должны быть ознакомлены с локальными
нормативными актами под роспись. При проверке локальных нормативных актов
необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской
Федерации.
С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его
персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на
каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его
персональных данных третьей стороне.
В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны
делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков. Сотрудники должны
быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели.
В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается
приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы
приказы о внесении изменений в штатное расписание.
Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны
отображаться сведения обо всех сотрудниках (об отпусках, больничных, прогулах и т.д.).
Анализ распорядительных документов: необходимо проверить, чтобы приказы по
личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности. Если
компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и
использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены
приказом руководителя компании.
При аудите трудовых книжек проверяется наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи (приемы, переводы, награждения), вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки. Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии, которая ведет приходно-расходную книгу, передача бланков в отдел кадров осуществляется на основании служебных записок или заявок ответственного за ведение трудовых книжек. Новые трудовые книжки и вкладыши оформляются работникам на
основании их заявлений.
Трудовые договоры должны быть заключены с каждым работником, содержание трудового договора должно соответствовать статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть в трудовом договоре, как минимум, должны быть указаны сведения и условия, предусмотренные данной статьей.
Необходимо проверить правильность заполнения личных карточек работников, в них должны быть указаны актуальные данные, карточки должны быть на каждого работника. В личной карточке должны быть указаны коды и со всеми сведениями о приеме и переводах работник должен быть ознакомлен под роспись.
Все кадровые журналы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью руководителя компании, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них опломбированы или скреплены сургучной печатью.
3 Оформление итогов кадрового аудита
По итогам кадрового аудита, лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. В отчете по кадровому аудиту отображаются выявленные ошибки и меры, необходимые для устранения данных ошибок, делаются выводы о состоянии кадрового учета и риски, которые возникают у организации.
Отчет можно делиться на два блока.
В первом блоке указываются итоги аудита обязательных кадровых документов по компании (локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков и т. д.).
Во втором блоке указываются результаты проверки документов по делу каждого сотрудника (трудовой договор, личная карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка).
